Les entreprises considèrent largement l’archivage papier comme la solution de gestion documentaire de choix malgré un certain nombre d’inconvénients indéniables. L’archivage papier nécessite une manipulation précise et peut peser lourdement sur la charge de travail des employés. La gestion manuelle des documents papier prend également beaucoup de temps et est sujette aux erreurs, ce qui explique pourquoi un nombre croissant d’entreprises se tournent vers la dématérialisation des documents. L’archivage numérique et l’automatisation des processus d’affaires offrent des niveaux de contrôle améliorés sur les opérations de gestion documentaire. Voici quelques-uns des nombreux avantages dont profitent les entreprises en matière de gestion électronique de documents.
Économies substantielles grâce à la dématérialisation des documents
L’automatisation robotisée des processus financiers génère des économies substantielles pour les entreprises. En choisissant de dématérialiser la gestion des documents, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses importantes, notamment les achats de papier et de toner, ainsi que les coûts de maintenance des imprimantes. La gestion documentaire dématérialisée permet également aux entreprises de réduire le temps consacré à des processus tels que la recherche documentaire et l’archivage physique. Grâce à un accès plus rapide garanti aux fichiers, les employés peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui génère des gains de productivité et de visibilité.
Gestion documentaire adaptée aux besoins actuels de l’entreprise
La gestion numérique des documents permet de personnaliser la manière dont les entreprises archivent leurs documents. Que l’archivage s’effectue selon les critères du département ou de l’entreprise, la dématérialisation facilite grandement la gestion des documents grâce à la possibilité d’attribuer l’accès aux groupes cibles d’utilisateurs. Quel que soit le niveau d’accès attribué à chaque utilisateur, les données et l’information sont facilement accessibles en tout temps. La gestion des documents dématérialisés facilite la gestion des comptes clients. Compte tenu du nombre toujours croissant de demandes de règlement, les clients peuvent, sans le vouloir, surcharger les opérations. L’accès rapide à des dossiers spécifiques grâce à la dématérialisation des factures représente un avantage indéniable pour les employés en charge de la gestion des comptes clients. Les employés passent également moins de temps à saisir les données. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC), il est désormais possible de numériser des documents et de les stocker dans une base de données, ce qui permet d’éviter la saisie manuelle de données sujette aux erreurs et d’améliorer la précision globale des documents.
Gestion intelligente de l’espace de travail
La gestion automatisée des documents permet aux entreprises de transformer les espaces de travail physiques. Avec le passage au numérique, les entreprises peuvent réaménager l’espace autrefois nécessaire à l’archivage papier et créer de nouveaux bureaux ou salons pour les employés. La gestion automatisée des documents comptables élimine en effet le besoin d’espace d’archivage physique.
Sécurité accrue
L’automatisation des processus financiers offre aux entreprises un niveau accru de protection des documents. Grâce à la gestion de documents numériques, les documents sont protégés contre le vol, l’incendie, l’eau et bien plus encore.
Productivité et conformité améliorées
L’archivage numérique constitue un excellent moyen d’améliorer la productivité de l’entreprise car les employés ont accès à toutes les informations nécessaires en quelques clics de souris. L’accès informatisé est considérablement plus facile et plus efficace que les recherches sur papier.
Réduction notable de la consommation de papier
Un autre avantage important de la gestion électronique des documents est la réduction notable de la consommation de papier. En choisissant la dématérialisation de documents, les entreprises réduisent non seulement leurs besoins d’impression, mais aussi les coûts considérables associés à la maintenance des imprimantes, ainsi que les achats de papier et de toner. La numérisation et la dématérialisation de documents est donc une solution écologique et économique.
